Assistant de direction

vous appuyez et assistez la directrice générale du pôle (dgp) dans l'organisation de son activité, en lien très étroit avec son attaché de cabinet. vous : gérez et optimisez l'agenda, l'emploi du temps et planifie les réunions, tout en aménageant des plages de travail personnel à la directrice établissez, organisez et planifiez les déplacements de la dgp auprès des équipes opérationnelles et gère ensuite les notes de frais associées participez, au besoin, aux réunions de l'état-major/comité de direction en tant qu'appui : élaboration des ordres du jour, prise de note et diffusion de relevés d'actions, etc. prenez en charge en direct certains dossiers spécifiques : suivi de tableaux de bord, organisation de séminaires constituez les dossiers se rapportant aux réunions filtrez les communications, apportez une première réponse sur les dossiers en cours, orientez sur les interlocuteurs compétents prenez connaissance et qualifiez le degré d'importance du courrier, le reliez aux dossiers en cours le traitez en fonction des priorités, collectez si besoin des informations complémentaires et en assurez le suivi pour le respect des délais rédigez des courriers et met en forme tous types de documents vous assurez, pour les personnes directement rattachées à la dgp, de la validation des temps à chaque fin de mois, et le cas échéant également des notes de frais prenez en charge la passation, la réception et la validation de certaines commandes définissez et adaptez les méthodes et bases de données bureautiques, afin de rendre optimale la recherche d'informations diffusez l'ensemble des documents émanant de la dgp aux interlocuteurs adéquats le/la titulaire de l'emploi est également un soutien administratif et logistique aux personnes directement rattachées à la dgp, et plus spécifiquement à l'adjoint à la directrice générale de pôle pour lequel il/elle assure nombre des missions mentionnées ci-dessus.

profil recherché expérience dans l'assistanat de direction adaptabilité et réactivité importantes faire preuve d'autonomie dans l'organisation du travail proactivité et capacité d'initiative maîtrise du pack office et des outils collaboratifs rigueur et discrétion bonne gestion des priorités rigueur dans le respect des délais très bon relationnel et précision dans sa communication écrite et orale curiosité dans les différents pans de son activité